Klachtenregeling

Home » Klachtenregeling

Geef uw klacht aan ons door en Beauvastgoed zoekt samen met u naar een passende oplossing.

Wij vinden het belangrijk dat u tevreden bent over onze dienstverlening. Daar werkt iedereen bij Beauvastgoed Beheer B.V. (‘Beauvastgoed’) hard voor. Wij vinden het vervelend als u niet tevreden bent.

Onze huurders wijzen wij graag op hun rechten en plichten aangaande het gehuurde en het meldpunt bij de gemeente waar u anoniem en kosteloos melding kunt maken van ongewenst gedrag.

Beauvastgoed heeft een klachtenregeling die van toepassing is op de behandeling van alle soorten klachten, zowel intern als extern, die bij Beauvastgoed binnenkomen.

Uitgangspunt is dat klachten vertrouwelijk worden afgehandeld en dat alleen die personen op de hoogte worden gebracht van (het bestaan van) de klacht voor zover dit uit hoofde van hun functie wenselijk of noodzakelijk is.

In de klachtenregeling worden de volgende onderwerpen nader uitgewerkt:

Doelstelling
Definitie klacht
Meldplicht
Behandeling en afwikkeling van externe klachten
Behandeling en afwikkeling van interne klachten
Spoedklachten
Toezicht en beheer

1 Doelstelling

Het doel van de klachtenregeling is inzicht te verkrijgen in de aard, omvang en afhandeling van klachten betreffende Beauvastgoed. Hierdoor kunnen indien nodig passende maatregelen worden getroffen om de klacht te verhelpen en toekomstige klachten te voorkomen.

2 Definitie klacht

Er wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe klachten.

Interne klachten
Een interne klacht betreft een schriftelijke (inclusief e-mail) uiting van ontevredenheid van een medewerker van Beauvastgoed met betrekking tot een specifiek proces, handeling of nalatigheid door Beauvastgoed.
Externe klachten Externe klachten zijn elke schriftelijke uiting (inclusief e-mail) van ontevredenheid van een klant of relatie over de acties of het nalaten van Beauvastgoed, haar medewerkers of gecontracteerde onderaannemers.

Een klacht die telefonisch of mondeling wordt ingediend, wordt niet als een officiële klacht beschouwd. De medewerker tegenover wie de klacht wordt geuit, zal de klager informeren dat indien hij/zij een officiële klacht wil indienen, dit schriftelijk moet gebeuren.

Deze klachtenregeling is niet bedoeld voor het indienen van reparatieverzoeken. Als u huurder bent bij Beauvastgoed en een reparatieverzoek heeft, kunt u contact opnemen met onze servicedesk via servicedesk@beauvastgoed.nl.

3 Meldplicht

Elke medewerker van Beauvastgoed is volgens deze klachtenregeling verplicht externe klachten bij de direct leidinggevenden te melden. De medewerker dient onmiddellijk na ontvangst van de klacht zorg te dragen voor melding.

4 Behandeling en afwikkeling externe klacht

Schriftelijke klachten kunnen worden ingediend via onze website https://www.beauvastgoed.nl/klachtenregeling/ of via reguliere post (Beauvastgoed Beheer B.V., Postbus 535, 2400 AM Alphen aan den Rijn).

Stap 1: De klacht wordt ontvangen door Beauvastgoed en doorgestuurd naar het betreffende bedrijfsonderdeel.

Stap 2: Het betreffende bedrijfsonderdeel bevestigt de ontvangst van de klacht binnen twee dagen en geeft aan wie de klacht zal behandelen.

Stap 3: Een kopie van de klacht wordt naar de behandelaar gestuurd, die de klacht binnen drie weken schriftelijk moet beantwoorden.

Stap 4: Als er binnen vijf werkdagen na de schriftelijke beantwoording geen reactie wordt ontvangen van de klager, wordt de klacht als afgehandeld beschouwd.

Stap 5: De behandelaar archiveert de klacht in het dossier van de betreffende klager. De volgende gegevens worden in het dossier opgenomen:

Voor- en achternaam van de klager
Adres en woonplaats van de klager
Emailadres van de klager
Telefoonnummer van de klager
Aard en omschrijving van de klacht
Datum ontvangst van de klacht
Naam van de behandelaar
De gevoerde correspondentie met betrekking tot de klacht
Status van de klacht (in behandeling/afgehandeld)

5 Behandeling en afwikkeling interne klacht

Stap 1: De interne klacht dient schriftelijk door de medewerker te worden ingediend bij de vertrouwenspersoon of de direct leidinggevende. Indien dit om wat voor reden niet mogelijk is, kan de klacht bij de directie worden ingediend.

Stap 2: De vertrouwenspersoon of direct leidinggevende behandelt de klacht en brengt deze onder de aandacht van de verantwoordelijke binnen Beauvastgoed die belast is met de oplossing van de klacht.

6 Spoedklachten

Wanneer een klacht dringend moet worden opgelost, is de ontvanger van de klacht verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling ervan.

7 Toezicht en beheer

Het toezicht op de naleving van de klachtenregeling wordt uitgevoerd door de directie van Beauvastgoed. De gegevens met betrekking tot de klacht worden door de behandelaar gedurende minimaal één jaar na afhandeling van de klacht bewaard. Beauvastgoed is tevens aangesloten bij Kifid.

Alphen aan den Rijn, maart 2025